Asistente Administrativo

Propósito General
Realizar labores administrativas y de atención al cliente en el área de postventa y ventas, siguiendo los procesos establecidos, con el objetivo de mejorar el servicio en las diversas áreas.

Funciones del puesto:
Tramitar, cerrar y facturar las garantías en la sucursal para recuperar el costo del servicio prestado.
Supervisar la facturación de las garantías de diversas marcas para asegurar la recuperación de fondos.
Revisar los resultados del VoC para dar seguimiento a las solicitudes o quejas de los clientes.
Recibir y compilar retroalimentación de clientes mediante encuestas o llamadas, y reportar al Gerente de Postventa, Ventas y Mercadeo para la mejora del servicio.
Elaborar y presentar reportes de avance y cumplimiento de objetivos al Gerente de Postventa.
Brindar soporte administrativo al Gerente de Ventas en diversos trámites y solicitudes.
Gestionar el suministro de materiales de oficina para garantizar que el personal cuente con los insumos necesarios.
Revisar inventarios de ventas para identificar campañas de garantía pendientes y notificar a los responsables.
Informar a los clientes sobre campañas de garantía para fomentar su participación y lealtad a la marca.
Contactar a clientes para aumentar el porcentaje de respuestas en encuestas de satisfacción (VoC).
Revisar órdenes facturadas para asegurar el cumplimiento de los requisitos y notificar a los clientes.
Registrar y enviar a contabilidad los registros de "quick pass" de vehículos, con la aprobación del Gerente de Postventa.
Controlar el vencimiento de licencias y cédulas del personal de Postventa y enviar recordatorios para su renovación.
Supervisar y preparar la facturación de pagos de fábrica para asegurar la recuperación de fondos.
Etiquetar y preparar reportes de desguace de piezas para su aprobación y posterior destrucción.
Coordinar la destrucción de piezas aprobadas para desguace, tomando evidencias fotográficas para su reporte.
Archivar órdenes para mantener la información de las visitas al taller.
Enviar resúmenes de pagos y campañas realizadas al Jefe de Postventa y al Jefe de Taller.
Elaborar y enviar reportes de campañas de vehículos para su verificación.
Preparar y enviar reportes de quejas y reclamos recibidos a través de diversas plataformas al Jefe de Mercadeo.
Dar seguimiento a los resultados de encuestas de servicio al cliente para atender inquietudes o necesidades.
Proveer información al asesor en línea para la realización de encuestas a clientes de diversas marcas.
Apoyar en la elaboración de planillas de postventa para asegurar la precisión de los datos.
Brindar soporte en recepción y cajas para mantener la calidad del servicio al cliente.
Gestionar tickets de mantenimiento para asegurar que los trabajos necesarios sean realizados en la sucursal.
Apoyar en actividades y atención al cliente en la sucursal para agilizar los procesos.
Asumir otras funciones relacionadas al puesto para garantizar la ejecución de procesos y objetivos organizacionales.
Aplicar los valores de la empresa en todas las funciones, promoviendo un ambiente laboral productivo.
Gestionar la bodega de garantías y la custodia de bienes para asegurar la actualización de la información.
Supervisar el almacenamiento de repuestos y accesorios derivados de reclamaciones de garantía para mantener un control efectivo.

Formación académica:
• Mínimo requerido: Técnico en secretariado o administrativo.
• Deseable: Estudiante en Administración de Empresas o afines.

Conocimiento:
• Interno: Spiga (deseable S-Gate, VoC, Discover y Portales de marcas)
• Externo: Office intermedio.

Idioma:
• Inglés medio (deseable).

Experiencia:
• Funciones Administrativas 2 años (deseable 3 años).
• Servicio al cliente 2 años (deseable 3 años).